Kurum ve kuruluşlarda verilen hizmet ve yapılan işlemler sonucunda her gün sayısız miktarlarda belge üretilmektedir. Belge yönetimi prensibine göre belgeler genel olarak formlar, talimatlar, raporlar ve yazışmalar olmak üzere dört farklı grup altında kümelendirilmektedir. Ancak gerek üretim miktarının fazlalığından, gerekse bu alanda görülen yetersizliklerden dolayı, çalışmada ağırlıklı olarak yazışmalar konusu ele alınmaktadır.

Kurumlarda yapılan işlemlerin delilleri olarak üretilen yazışmalar, idari, kültürel ve yasal nedenlerden dolayı denetim altına alınmalıdır. Yazışmaların denetimi, onların üretimlerinden arşivlerde düzenlenmelerine kadar olan bütün, bir süreyi kapsamalıdır. Bu nedenle aktif ve aktif olmadıkları her evrede yazışmaların, bir yazışma yönetimi programı ile kontrol altına alınması gerekmektedir.